چطور با مشتری ناراضی برخورد کنیم؟ چگونه با مشتری ناراضی صحبت کنیم، در ارتباط با مشتری چه کارهایی هرگز نباید بکنیم

چطور با مشتری ناراضی برخورد کنیم؟

چطور با مشتری ناراضی برخورد کنیم؟ در هر صنعتی که فعالیت کنید، از جمله خرده‌فروشی، مهمانداری، مراقبت‌های درمانی، بازاریابی شرکت‌ها و صنایع دیگر، ممکن است با مشتریان عصبانی روبرو شوید. این تجربه چالش‌برانگیزی می‌تواند باشد، اما شما می‌توانید با رویکردهای مناسب، نتایج مثبتی را برای خود و شرکت خود به دست آورید. برخورد آرام، منطقی و پیش‌بینانه به شما کمک می‌کند تا وظیفه‌ی خود را به‌خوبی انجام داده و مشتری عصبانی را راضی نگه دارید. در این مقاله به شما آموزش می دهیم که چگونه با مشتریان ناراضی صحبت کنید.

مشتری ناراضی کیست؟

مشتریان ناراضی را می توان به افرادی اشاره کرد که از تجربه خود با یک محصول، خدمات یا برند خاص ناراضی هستند. دلایل این نارضایتی می‌تواند شامل کیفیت نامطلوب محصول، عملکرد نادرست خدمات، تاخیر در ارائه خدمات، عدم رفع مشکلات، بدرفتاری کارکنان و سایر عوامل مرتبط با تجربه مشتری باشد.

به طور کلی، مشتریان ناراضی می‌توانند به انواع مختلفی تقسیم شوند. بعضی از این دسته‌بندی‌ها شامل موارد زیر است:

  1. مشتریانی که از نظر خدمات یا محصول خاصی مشکلی داشته‌اند. این افراد ممکن است با کیفیت نامطلوب یک محصول یا عملکرد نادرست خدمات مواجه شوند.
  2. مشتریانی که تجربه بدی با یک برند یا شرکت داشته‌اند. این دسته از مشتریان ممکن است به دلیل تجربه نامطلوب و مشکلات مکرر با یک برند خاص، ناراضی باشند.
  3. مشتریانی که روی مشکلی که با آن مواجه شده‌اند تاکید دارند و انتظار دارند رفع شود. این افراد ممکن است از طریق تماس با شرکت یا ارائه شکایت‌های مکتوب، مشکل خود را مطرح کنند و انتظار داشته باشند که مشکلاتشان رفع شود.
  4. مشتریانی که احساس تخلف و بی‌عدالتی می‌کنند و انتظار دارند که مسئولان مربوطه مسئولیت را بپذیرند. این افراد ممکن است احساس کنند که به نحوی تخلف شده است و انتظار داشته باشند که مسئولان شرکت یا برند مربوطه به مسئولیت خود عمل کنند.

بهترین روش برای برخورد با مشتری ناراضی

حالا که با مفهموم مشتری ناراضی آشنا شدیم. نوبت به بررسی رویکردهای صحبت با مشتریان ناراضی می رسد. در ادامه روش هایی را برای چطور با مشتری ناراضی برخورد کنیم؟ معرفی می کنیم.

گوش دادن فعالانه به مشتری ناراضی

بهترین روش برای مدیریت این نوع مشتریان، به آنها فرصت دادن برای بیان انتقادات و نارضایتی‌هایشان است. بدین منظور، می‌توانید به شرح زیر عمل کنید:

  1. به مشتری فرصت دهید: وقتی یک مشتری ناراضی است، اولین قدم این است که به او فرصت دهید تا نظرات و نارضایتی‌هایش را بیان کند. با حوصله به مشتری گوش داده و او را تشویق کنید تا به آزادی نگرانی‌های خود را بیان کند.
  2. فهمیدن نگرانی‌ها: در طول مکالمه، به مشتری توجه کنید و سعی کنید به طور کامل نگرانی‌ها و نظراتش را درک کنید. این شامل گوش دادن به مشکلاتی که او تجربه کرده، درک دلایل نارضایتی و شناخت تأثیرات منفی بر وی می‌شود.
  3. نشان دادن اهمیت: نشان دهید که به نظرات و نگرانی‌های مشتری اهمیت می‌دهید. بیان کنید که برای شما ارزش قائلید و قصد دارید مشکلات را حل کنید. این نشان می‌دهد که شما به مشتری احترام می‌گذارید و تلاش می‌کنید مشکلات او را برطرف کنید.
  4. پیشنهاد راه‌حل: پس از گوش دادن به نظرات مشتری، پیشنهاد راه‌حلی برای حل مشکل ارائه دهید. در این بخش، می‌توانید اقدام به توضیح نحوه رفع مشکلات او کنید و اطمینان دهید که تمام تلاش خود را برای رضایت او انجام خواهید داد.
  5. پیگیری و پاسخگویی: پس از ارائه راه‌حل، مهم است که مشتری را در جریان نتایج و پیشرفت‌هایی که در رفع مشکلات او می‌کنید نگه دارید. به او قول دهید که درخواست‌ها و نگرانی‌هایش را پیگیری می‌کنید و به او اطلاع می‌دهید که اقداماتی برای حل مشکلات انجام شده است.

مثال چگونه با مشتری ناراضی صحبت کنیم؟

به عنوان مثال، یک برند شناخته شده مانند شرکت X در صنعت فناوری اطلاعات می‌تواند به شکل زیر با مشتریان ناراضی خود صحبت کند:

“ابتدا، با مشتری ناراضی تماس بگیرید و از او بخواهید که نگرانی‌ها و نارضایتی‌هایش را به شما بیان کند.

بادقت گوش کنید و سعی کنید به مشتری اطمینان دهید که می‌فهمید و اهمیت قضیه را درک می‌کنید. می‌توانید بگویید: “من درک می‌کنم که تجربه شما با محصول/خدمات ما نارضایت‌کننده بوده است و به‌شخصه از شما عذرخواهی می‌کنم. لطفاً به من اجازه دهید مشکل شما را بفهمم و راه‌حلی برای آن پیدا کنم.”

روش های صحبت کردن با مشتری ناراضی

سپس، به مشتری نشان دهید که شما تمام تلاش خود را برای رفع مشکل خواهید کرد و آماده‌اید به او کمک کنید. می‌توانید بگویید: “من متعهدم که به شما کمک کنم و این مساله را حل کنم. با اجازه شما، بررسی دقیق‌تری انجام می‌دهم و دنبال راه‌حل مناسب خواهم بود.”

پس از بررسی مساله، با مشتری در مورد راه‌حل‌های ممکن صحبت کنید و به او گزینه‌های موجود را توضیح دهید.

در انتها چطور با مشتری ناراضی برخورد کنیم؟ از مشتری نظریات و ترجیحات خود را درباره راه‌حل‌های ارائه شده بپرسید. به او اطمینان دهید که نظر او برای شما اهمیت دارد و شما بهبود مستمر را در نظر دارید. می‌توانید بگویید: “لطفاً به من بگویید کدام راه‌حل برای شما بهتر به نظر می‌رسد و چگونه می‌توانیم به شما کمک کنیم. نظر شما برای ما بسیار ارزشمند است و ما تمام تلاش خود را خواهیم کرد تا مشکلات شما را رفع کنیم.”

پیگیری و احترام به مشتری ناراضی 

در این فرآیند چطور با مشتری ناراضی صحبت کنیم؟، اهمیت دارد که خود را در جایگاه مشتری قرار داده و با توجه به نیازها و مسائل او اقدام کنید. این رویکرد در برندهایی مانند Apple مشاهده می‌شود که با گوش دادن فعالانه، تفهیم و همدلی نشان می‌دهند و سپس با ارائه راه‌حل‌های مناسب به مشتریان، تلاش می‌کنند تا نارضایتی‌هایشان را رفع کنند و رضایت مشتری را حفظ کنند.

در نتیجه، در تمامی مراحل فوق، احترام و صداقت را رعایت کنید و تلاش کنید به مشتری اطمینان دهید که قصد حل مسئله او را دارید. همچنین، به خاطر داشته باشید که هر موقعیت نارضایتی می‌تواند فرصتی برای بهبود خدمات شما باشد.

در برخورد با مشتری ناراضی سریع واکنش نشان ندهید

مدیریت مشتریان ناراضی از طریق گوش دادن به حرف‌های آن‌ها و تلاش برای قرار دادن خود در جایشان، واقعاً مفید است. برای کنترل فریاد مشتریان ناراضی، شما باید درک کاملی از مشکلاتشان داشته باشید و قادر باشید از دیدگاه آن‌ها به مسئله نگاه کنید. توجه به مشتریان خود واقعاً حائز اهمیت است؛ زیرا وقتی واقعاً به آن‌ها اهمیت می‌دهید، فرآیند حل مشکلات به طرز قابل توجهی آسان‌تر می‌شود. این نکته را دن پرایس، شرکت سرویس‌های مالی پرداخت‌ گرانشی، به ما یادآوری می‌کند.

برای جذب کردن مشتری ناراضی، حد وسط را بگیرید

مشتریان شما نیز انسان هستند. چطور با مشتری ناراضی برخورد کنیم؟ از خودتان سوال بپرسید که اگر در جایشان بودید، چه چیزهایی را می‌خواستید؟ سپس نیازهای خودتان و نیازهای آن‌ها را در نظر بگیرید. می‌توانید این رویکرد را به عنوان مصالحه تلقی کنید، اما در واقع این یک نوع فداکاری است. به عنوان مثال، با کاهش بخشی از هزینه‌های آن‌ها، نشان می‌دهید که پاسخگوی نیازهایشان هستید. این اقدامات بسیار مؤثر در بهبود تجربه ناخوشایند مشتری خواهند بود. (بنجی رَبهان، موسس شرکت کانورژن کُر)

از مشتری ناراضی حمایت کنید

ما به کارمندان خدمات مشتری شرکتمان آموزش می‌دهیم تا همیشه توجه کامل به نیازهای مشتری داشته باشند. به عنوان مثال، اگر یک مشتری تمایل به برگشت کالایی دارد که وارد قوانین مرجوعی شرکتمان نمی‌شود، به جای اینکه بگویند “متأسفیم، زمان برگشت این محصول گذشته است”، آنها می‌گویند: “به نظر می‌رسد که این محصول خارج از چارچوب مرجوعی شرکتمان قرار می‌گیرد، اما اجازه دهید ببینم چگونه می‌توانم به شما کمک کنم”. این روش باعث می‌شود مشتری ما کارمند خدمات را به عنوان یک دوست، نه دشمن، ببیند. (لارا لند، شرکت صادرات تجهیزاتAccessory Export, LLC)

فوراً مخالفت نکنید

برای متقاعد سازی مشتریان ناراضی، بهتر است سریعاً نظر خود را اعلام نکرده و مخالفت نکنید. این رفتار ممکن است به یک جنگ گفتگویی منجر شود. به جای آن، برای مدیریت مشتریان ناراضی، باید به آنها با مهربانی و همدلی روبرو شوید. در ابتدا، مشتری را آرام کنید و با صبوری به حرف‌هایش گوش دهید. (کریستوفر پروجیسن، آفرواستارت)

اجازه دهید راه حل را مشتری پیدا کند

من عاشق گفتگوهای چالش‌برانگیز هستم؛ زیرا در نهایت منجر به یافتن راه‌حلی برای جلب رضایت مشتری می‌شوند. علاوه بر این، این گونه گفتگوها ممکن است مشکلاتی که شما حتی از وجود آنها آگاه نبودید را نیز به نمایش بگذارند و راه‌حلی برای آنها پیدا کنند. به نظرم این بهترین نوع بازخورد است! (پیتر آواد، دیجیتال مارکتینگ گودبلاگز)

کسب کردن رضایت مشتری

موقعیت را برای مشتری شرح دهید و از او معذرت خواهی کنید. همچنین اگر امکانش هست مقدار کمی از مبلغ را برگردانید. و برای اینکه همچنان از شما خرید کنند مزایای بیشتری را پیشنهاد دهید. برای متقاعد سازی مشتریان ناراضی بهتر است استراتژی های مشخصی داشته باشید. اما پاسخ هایتان را بر اساس هر مشتری و خدمات شخصی سازی کنید. این استراتژی به شما کمک میکند برای کسب و کارتان طرفدار جمع کنید. (کارلو کیسکو، سایت فودفن)

این مقاله ادامه دارد…

دیدگاه خود را در میان بگذارید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. قسمتهای مورد نیاز علامت گذاری شده اند *