فایل رایگان هدفگذاری به روش علمی
با مطالعه این خلاصه کتاب و انجام تمرینها یاد خواهید گرفت چگونه به صورت علمی هدفگذاری و برنامه ریزی کنید!
برنامه ریزی موفق روزانه، تا حالا شده وسط یه روز شلوغ، با خودت بگی: «ای کاش یه نظم خاصی تو کارام بود و همهچیز طبق برنامه پیش میرفت»؟ احتمالاً برای خیلیهامون این حس آشناست.
توی این مقاله میخوایم با هم یاد بگیریم چطور به روشهای علمی اما کاملاً کاربردی برنامهریزی کنیم؛ نه اون برنامهریزیهای خشک و تئوریک، بلکه روشهایی که واقعاً توی زندگی روزمره جواب میدن. فرقی نمیکنه دانشآموزی، دانشجویی، مدیر یا کارمند؛ این مطلب برای هر کسی که دنبال پیشرفت و نظم بیشتر تو زندگیه، مفیده.
اگر هم به مطالب روانشناسی علاقمند هستی خوشحال میشیم برند دوم ما بوک لاو رو در تلگرام دنبال کنی. آیدی کانال تلگرام: booklove_Blog@ روی آیدی کلیک کنید.
تعریف کلی برنامه ریزی موفق روزانه
برنامهریزی روزانه یعنی اینکه بدونی قراره هر کار رو دقیق و منظم انجام بدی تا قدمبهقدم به هدفت نزدیکتر بشی. مثلاً از صبح بدونی قراره چه کاری رو اول انجام بدی، چی رو عقب بندازی، و برای استراحت یا تفریحت هم وقت بذاری.
این کار باعث میشه روزت از همون اول هدفدار شروع بشه و تا آخرش هم حس رضایت و کنترل داشته باشی. فرقی نمیکنه هدفت کوتاهمدت باشه یا بلندمدت؛ برنامهریزی درست، مثل یه نقشه راهه که مسیر رو روشنتر و سادهتر نشونت میده.
اهمیت برنامه ریزی روزانه
- مدیریت زمان
- منظم شدن
- انجام دادن تمامکارها
- افزایش قدرت اراده
- غلبه بر تنبلی
چگونه برنامه ریزی کنیم تا موفق شویم؟
تا حالا به این فکر کردی که آدمهای موفق هم مثل ما فقط ۲۴ ساعت در شبانهروز وقت دارن؟ نه زمان بیشتری دارن، نه نیروی خاصی! تفاوتشون فقط توی یه چیزه: بلدن چطور زمانشون رو مدیریت کنن و برای کارهاشون برنامهریزی دقیق داشته باشن.
همین دو مهارت باعث شده از وقتشون بهترین استفاده رو ببرن و کارهایی رو انجام بدن که برای خیلیهامون غیرممکن به نظر میرسه. در واقع، اونا یاد گرفتن هر ساعت از روزشون رو به شکلی بگذرونن که به هدفهاشون نزدیکتر بشن، نه اینکه صرفاً مشغول باشن.
چرا برنامه ریزی مهم است؟
شاید برات جالب باشه بدونی یکی از اصلیترین دلایل استرس زیاد، نداشتن برنامه ریزی موفق روزانه است.
وقتی ندونی قراره توی روزت چی کار کنی یا از کجا شروع کنی، ذهنت مدام درگیر میمونه و همین باعث اضطراب و بینظمی میشه.
در مقابل، داشتن یه برنامه مشخص برای هر روز، حس آرامش و کنترل بهت میده.
ناخودآگاهت هم این پیام رو میگیره که «من یه مسیر روشن برای رسیدن به هدفم دارم»، و همین خودش نصف مسیر موفقیته.
از طرفی، یه برنامهریزی اصولی کمک میکنه وقتی با مانع یا اتفاق غیرمنتظرهای روبهرو شدی، آمادهتر واکنش نشون بدی.
در واقع، برنامه داشتن فقط نظم دادن به کارها نیست؛ یه راه مطمئن برای سنجیدن پیشرفت و فهمیدن اینه که تا حالا چقدر جلو رفتی.
چرا برنامه ریزی نمی کنیم؟
برنامهریزی هم مثل هر مهارت دیگهای نیاز به یادگیری و تمرینه. وقتی یاد بگیریم برنامهریزی چه نقشی تو زندگی ما داره، انواعش چیه و چطور اصولی انجامش بدیم، کمکم خودمون حس مسئولیت پیدا میکنیم که برای رسیدن به هدفهامون ازش استفاده کنیم. یکی از دلایل اصلی اینکه خیلیها برنامهریزی نمیکنن، اینه که روش درستش رو بلد نیستن. وقتی اصولش رو یاد بگیری، میبینی برنامهریزی نه کار پیچیدهایه، بلکه یه ابزار ساده و کاربردیه که مسیرت رو روشنتر و رسیدن به هدفها رو ملموستر میکنه.
اهمال کاری در برنامه ریزی
اغلب ما آدمها یه جورایی با اهمالکاری دست و پنجه نرم میکنیم و همین یکی از دلایله که خیلیها نمیتونن برنامهریزی کنن یا بهش عمل کنن. اهمالکاری یعنی کارها رو به بعد موکول کردن، به جای اینکه سر وقت و با تمرکز انجامشون بدیم. حتی بعضیها برنامهریزی رو به خوبی یاد گرفتن و برنامهشون آماده است، اما وقتی میرسه به اجرا، باز هم اهمالکاری میکنن و کاری که باید انجام بدن عقب میافته.
کمال گرایی و وسواس برنامه ریزی
یه عده هم هستن که برای خودشون هدفهایی تعیین میکنن که عملاً رسیدن بهشون یا خیلی سخته یا زمان زیادی لازم داره تا تحقق پیدا کنه. بعضیها هم برنامهریزی میکنن، اما وقتی دوباره به برنامهشون نگاه میکنن، میگن: نه، این برنامه برای من خوب نیست، من به یه برنامه عالی نیاز دارم!
در واقع، کمالگرایی و وسواس سومین دلیله که خیلیها رو از برنامهریزی دور میکنه. اگر خودت هم گاهی همچین فکری میکنی، خوبه آگاه باشی و اجازه ندی این ذهنیتها جلوی برنامهریزی و پیشرفتت رو بگیرن.
با چک لیست روزانه، برنامه ریزی را آسان کنید
تهیه چکلیست روزانه، بهترین و مهمترین راهی است که میتوانیم برای داشتن یک برنامهریزی مناسب داشته باشیم. در اینجا ما بهصورت کامل برنامه روزانه رو لیست میکنیم و بعد نسبت به اولویتها برنامهریزی میکنیم؛ مثلاً:
- رفتن به باشگاه
- تماس با نازنین جون
- رفتن به بانک
- مطالعه کتاب
- خرید لباس عید
- روتین ظهر
- روتین صبح
- …
چگونه کارها را اولویت بندی کنیم؟
اول از همه، وقتی میخوای برنامهریزی کنی، با تمرکز کامل به اهداف و کارهات نگاه کن و سعی کن هیچ چیزی از قلم نیفته، چه کارهای بزرگ و چه کارهای کوچیک. بعدش، کارها رو طوری تقسیم کن که تو طول روز به همهشون برسی و در عین حال زمانهایی هم برای استراحت و اتفاقات پیشبینینشده در نظر بگیری. یعنی برنامهت رو آنقدر پر نکن که اگر یه اتفاق غیرمنتظره پیش اومد، کل برنامهت به هم بریزه. معمولاً خوبه کارها رو ساعتی تقسیم کنی، تا هم نظم داشته باشی و هم انعطاف کافی برای روزت ایجاد بشه.
- رفتن به باشگاه 8 صبح الی 9
- دوش گرفتن 9 الی 9:15
- …
نحوه اولویت بندی کارها
وقتی لیست کارهای روزانهت رو میچینی، اول از همه کارهای خیلی مهم و ضروری که حتماً باید امروز انجام بشن رو بذار بالای لیست. اینطوری احتمال اینکه فراموش بشن صفر میشه.
بعد، کارهای مهم و اثرگذاری که انجامشون امروز خیلی خوبه اما اگر انجام نشن هم مشکلی پیش نمیاد و میتونی فردا انجامشون بدی رو مشخص کن. این دسته از کارها رو نباید دست کم گرفت، چون انجام دادنشون تضمینکننده پیشرفت آیندهت هست و اگر ازشون غفلت کنی، به مرور ممکنه دچار پسرفت بشی.
سوم، کارهایی که ضروری هستن اما میتونی اونها رو به فرد دیگهای بسپری و ضرورتی نداره حتماً خودت انجامشون بدی. خیلیها با گرفتار شدن در همین کارها، وقت و انرژیشون رو برای کارهای مهمتر از دست میدن، پس این بخش هم باید مورد توجه قرار بگیره.
و در نهایت، کارهایی که انجام دادنشون هیچ سودی نداره و حتی ممکنه باعث ضرر بشه. اینها رو بهتره از برنامه روزانهت حذف کنی یا حداقل کمترین زمان رو بهشون اختصاص بدی.
از کوچک به بزرگ
تمام کارها، چه کوچک باشن چه بزرگ، باید بر اساس اولویتهاشون انجام بشن. یعنی اول اونهایی که برایت مهمتر و حیاتیتر هستن رو انجام بدی و بعد سراغ بقیه بری. اینطوری نه فقط وقتت بهتر مدیریت میشه، بلکه انرژیت هم صرف کارهای پراهمیتتر میشه و نتیجه بهتری میگیری.
روش MIT یا Most important Tasks
تو این روش، بین یک تا سه کار رو بهعنوان اولویت اصلی انتخاب میکنیم و بقیه کارها رو مثل یه جایزه روزانه به برنامه اضافه میکنیم. این کارها رو فقط زمانی انجام میدیم که وقت کافی داشته باشیم. ایده اصلی اینه که یه روز واقعاً کارآمد، روزیه که همون یک تا سه کار اولویت اصلی به پایان برسه. به این ترتیب نه خودت رو خسته میکنی، نه از انجام کارهای مهمت عقب میمونی و حس موفقیت روزانهت هم حفظ میشه.
برنامهای که طراحی می کنید قابل تغییر باشه
یک برنامه ریزی موفق روزانه، برنامهایه که حتی اگر به هر دلیلی نتونستیم یکی از کارها رو انجام بدیم، تداخلی با بقیه برنامهها پیش نیاد. به عبارت دیگه، باید طوری برنامهریزی کنیم که عقب افتادن یک کار، مانع انجام دادن بقیه کارها نشه. بالاخره ممکنه یه اتفاق غیرمنتظره پیش بیاد و یه کاری رو نتونیم انجام بدیم؛ اگه برنامهمون انعطافپذیر نباشه، کل روز به بطالت میگذره و حس ناکامی بهمون دست میده.
بر اساس انرژی که دارید برنامه بریزید
سعی کنید برنامهریزی روزانهت رو بر اساس میزان انرژی و انگیزه خودت تنظیم کنی. مطمئناً وقتی ظهر شده و خستهای، نمیتونی کار مهم یا سنگینی رو درست انجام بدی. پس بهتره کارهای سخت و مهمت رو یا اول روز قرار بدی یا سومین کار، وقتی انرژی کافی داری. انجام دادن کارهای مهم وقتی خستهای نه تنها کمکت نمیکنه، بلکه ممکنه باعث بشه از کل برنامهریزی و نظم روزانه متنفر بشی.
برنامه روزانه به صورت واضح مشخص بشه
بعضیها برنامه روزانهشون رو به طور کلی مینویسن و جزئیات رو در نظر نمیگیرن، و این یه اشتباه بزرگه. مثلا وقتی میخوای برنامه مطالعه بریزی، فقط ننویس «مطالعه کنم». بهتره دقیق مشخص کنی: چند فصل؟ چند صفحه؟ چه کتابی؟ با چه کیفیتی میخوای مطالعه کنی؟ این جزئیات کمک میکنه برنامهت واقعی و قابل اجرا باشه و موقع انجامش سردرگم نشی.
استراحت کنید
هیچوقت سعی نکن که کل روزت رو فقط با انجام کار پر کنی. بدن و ذهن تو هم به استراحت نیاز دارن و نمیتونن همیشه در حال کار باشن. حتماً زمان کافی برای استراحت در نظر بگیر؛ بهترین حالت اینه که بعد از انجام هر کار مهم، چند دقیقه استراحت کنی. اما نکته مهم اینه که در زمان استراحت واقعاً استراحت کنی! نه اینکه فکر کنی «خب کارم تموم شد، برم اینستاگرام ببینم چخبره؟» این کار رو فراموش کن. وقتی استراحت میکنی، فقط استراحت کن تا انرژی و تمرکزت برای ادامه روز حفظ بشه.
وقتی از برنامه عقب می اٌفتیم دیگه ادامه نمیدیم!
یکی از مشکلاتی که بین خیلیها دیده میشه اینه که وقتی یه کار از برنامه روزانهشون عقب میافته، کل برنامه رو رها میکنن و ادامه نمیدن. این درست مثل اینه که بگی: «اگه جواب یه سؤال امتحان رو بلد نیستم، پس به بقیه سؤالها هم جواب نمیدم.» چقدر غیرمنطقیه، نه؟ بنابراین، انجام ندادن یک کار نباید باعث بشه دلسرد بشی و بقیه برنامهت رو کنار بذاری.
برنامه روزانه افراد منظم برنامه روزانهشون رو به همین شکل پیش میبرن و اجازه نمیدن کمالگرایی یا انجام نشدن یه کار جلوی پیشرفت و اجرای برنامهشون رو بگیره.
کارهای که در برنامه ما هست رو دوست نداریم
معمولاً کسانی که تازه میخوان برنامهریزی روزانه رو شروع کنن، از همون اول کارهایی رو برنامهریزی میکنن که اصلاً بهش علاقه ندارن. مثلاً دو ساعت مطالعه، سه ساعت تحقیق علمی یا صبح زود بیدار شدن. طبیعی هم هست که وقتی برنامه اینقدر سخت و سنگین باشه، مسیر پیمودن اون خیلی دشوار میشه و انگیزهت سریع کم میشه. بنابراین بهتره برنامهای طراحی کنیم که هم انجام دادنش لذتبخش باشه و هم برای ما مفید، تا هم انگیزه داشته باشیم و هم به هدفهامون نزدیک بشیم.
حجم زیاد کار در برنامه ریزی روزانه
گاهی اوقات یا برنامه مشخصی تو زندگی نداریم، یا طوری برنامهریزی میکنیم که انجامش تو یه روز یا حتی دو روز غیرممکنه! یعنی تقریباً تمام کارهای یک هفته قبل و بعد رو تو یه روز جا میدیم و میگیم: «خب، برو بریم!» طبیعی هم هست که با این روش به هیچ کدوم از برنامههایی که در نظر داشتیم نمیرسیم و در نهایت از برنامهریزی کلاً ناامید میشیم.
با این اشتباه برنامه ریزی موفقی نداری!
یکی دیگه از اشتباهاتی که خیلیها مرتکب میشن، مکتوب نکردن برنامه روزانه هست. تحقیقات نشون داده وقتی کارها رو روی کاغذ مینویسیم، احتمال انجام دادنشون چند برابر بیشتر میشه. بعضیها هم میگن: «من برنامهم رو تو ذهنم دارم، نیازی به نوشتنش نیست.» اما این دیدگاه اشتباهه! وقتی برنامهت رو مینویسی، یه تعهد واقعی ایجاد میکنه و این پیام به سیستم عصبی مغزت میرسه که: «تو باید این کار رو انجام بدی.» به همین دلیل مکتوب کردن برنامه روزانه، کلید موفقیت در اجرای اون هست.
بهینه کردن برنامه زمانی
شاید شنیده باشی که بعضیها میگن: «من نمیتونم صبحها کار کنم! ترجیح میدم شب که همه خواب هستن و سکوته، کارم رو انجام بدم.» یا کسی دیگه بگه: «من فقط صبحها میتونم کار کنم.» نکته مهم اینه که سطح انرژی در افراد با هم فرق میکنه. ممکنه بالاترین انرژی یه نفر صبح باشه و یه نفر دیگه شب. پس خودت رو بررسی کن و بفهم که تو جزء کدوم دستهای. بعد بر اساس همون، برنامهریزی کن و کارهایی که نیاز به انرژی بیشتری دارن رو در زمانی انجام بده که بالاترین انرژی رو داری، چه صبح باشه چه شب.
برنامه ریزی روزانه دخترانه با استفاده از یه برنامه زمانی بهینه و دقیق جلو ببری و کمکم تاثیر مثبتش رو توی زندگیت حس کنی. وقتی کارها به صورت منظم انجام میشن، نه تنها نظم و آرامش بیشتری داری، بلکه راحتتر به اهداف روزانه و بلندمدتت هم میرسی.
تحقیقات نشون داده که انسان معمولاً نمیتونه بیشتر از ۲۵ دقیقه تمرکز خودشو حفظ کنه. اینجاست که روش پومودورو به کمک میاد. یعنی کار یا مطالعهت رو به بازههای ۲۵ دقیقهای تقسیم میکنی و بین هر ۲۵ دقیقه، ۵ دقیقه استراحت میکنی. وقتی چهار بازه ۲۵ دقیقهای رو پشت سر هم انجام دادی، یه استراحت طولانیتر حدود ۳۰ دقیقه داشته باش. بعد دوباره چرخه تکرار میشه. این روش یکی از تکنیکهای کاربردی برنامهریزی درسی و کاریه که باعث میشه هم تمرکزت بالا باشه و هم خستگی زودرس سراغت نیاد. پومودور یکی از تکنیک های برنامه ریزی درسی هست.
برآورد زمانی داشته باشید
یه تکنیک کاربردی برای برنامهریزی موفق روزانه، برآورد زمانیه. این روش کمک میکنه از زمانت بهترین استفاده رو بکنی و مطمئن باشی وقتی میخوای کار انجام بدی، زمان از دستت در نمیره. خیلی از ما بخش زیادی از روز رو صرف رفتوآمد یا کارهای دیگه میکنیم، اما معمولاً بهش توجه نمیکنیم. خوبه دقت کنی که این رفتوآمدها و کارهای جانبی چقدر زمان میگیرن و اونها رو یادداشت کنی. بعد وقتی برنامهت رو میریزی، میتونی این زمانها رو در نظر بگیری و مطمئن بشی همه چیز تو برنامهت جا میگیره.
قانون 20/80 یا اصل پارتو، بهترین برنامه ریزی روزانه
یکی از تکنیکهای برنامه ریزی اصل پارتو هست که طرفداران زیادی هم داره. طبق این قانون، حدود ۸۰ درصد از نتایج مطلوب ما با انجام تنها ۲۰ درصد از کارها به دست میاد. بنابراین، بهتره قبل از برنامهریزی، کارهای روزانهت رو بررسی کنی و اونهایی که جزو ۲۰ درصد مهم و اثرگذار هستن رو در اولویت قرار بدی. به این ترتیب، با تمرکز روی کارهای اصلی، میتونی نتیجه بهتری از زمان و انرژیت بگیری و پیشرفت واقعی داشته باشی.
معرفی اپلیکیشن های برنامه ریزی و مدیریت زمان
اپلیکیشن مدیریت زمان Microsoft To Do
حالا که با اصول برنامهریزی آشنا شدیم، وقتشه برنامهها رو بنویسیم و یکی یکی اجرا کنیم. اپلیکیشن مایکروسافت اپلیکیشن برای برنامه ریزی و یادآوری کارهای روزانه با محیط ساده و کاربرپسندش باعث میشه همه راحت ازش استفاده کنن. میتونید ماهها و روزهای سال رو با قابلیت فولدربندی سازماندهی کنید و حتی برنامهها رو با همکاران به اشتراک بذارید. برای مدیرها و کسانی که دستیار دارن، این قابلیت خیلی کاربردیه.
همچنین میتونید کارها رو دستهبندی کنید؛ مثلاً روتین صبحگاهی رو اضافه کنید و هر مرحله رو تیک بزنید. امکان پرینت، ذخیره در ورد یا PDF هم وجود داره و نرمافزار هم روی گوشی و هم لپتاپ نصب میشه، پس نگرانی از بابت چک کردن برنامه نخواهید داشت. این اپ برای کسانی که محیط ساده و مینیمال میخوان، گزینهای عالی برای برنامهریزی روزانه و هفتگیه.
بهترین روش برنامه ریزی موفق روزانه با Microsoft To Do
هر کسی میتونه سبک خودش رو داشته باشه. یکی از رایجترین روشها اینه که هر ماه رو به شکل یک پوشه بسازید و روزهای ماه رو داخل هر پوشه وارد کنید. لازم نیست همه کارها رو یکجا انجام بدید؛ میتونید هر روز لیست مختص همون روز رو اضافه کنید. این کار برنامهریزی رو منظم میکنه و یه بایگانی از کارهایی که انجام دادید براتون میسازه.
این روش مخصوصاً برای مدیرها کاربردیه، چون میخوان بدونن در طول ماه روی چه پروژهها یا جلساتی تمرکز داشتن و نکات مهم جلسات یا چکیدهها رو هم میتونن به شکل یادداشت داخل برنامه ثبت کنن.
نرمافزارهای مشابه به مایکروسافت To Do
نرمافزارهای دیگهای هم هستن که برای برنامهریزی و یادداشتبرداری مناسبن و هر کدوم مزایا و معایبی دارن. برای اینکه موقع انتخاب دچار سردرگمی نشید، پیشنهاد میکنیم اول انتظارات و نیازهای خودتون برای برنامهریزی روزانه رو بنویسید، بعد بر اساس اون تصمیم بگیرید کدوم نرمافزار مناسبتره. این کار باعث میشه انتخابتون منطقی و کاربردی باشه و بهترین نتیجه رو بگیرید.
- Google Calendar
- AnyDo
- Todoist
- Microsoft OneNote
تکنیک اولویت بندی برنامه ریزی روزانه با روش ABC
اگه میخوای برنامه ریزی موفق روزانه داشته باشی، اول باید بدونی روی چی تمرکز کنی. خیلی وقتها ذهنمون پر از کارهای مختلفه و نمیدونیم از کجا شروع کنیم، اینجاست که روش ABC کمک میکنه. به این شکل که کارهای خیلی مهم و ضروری رو میذاریم تو دسته A، کارهای مهم ولی قابل جبران تو دسته B و کارهای کماهمیت یا قابل واگذاری تو دسته C.
با این روش، انرژی و زمانت روی مهمترین کارها میره و دیگه حس پراکندگی و استرس نداری. مثلا یه دانشجو میتونه پروژه پایانترم و امتحان فردا رو دسته A بذاره، مطالعه کتاب جانبی دسته B و چک کردن شبکههای اجتماعی دسته C. یا یه خانم خانهدار که دنبال شغل دومه میتونه دوخت سفارش مهم مشتری رو تو A بذاره، آماده کردن ناهار و شام تو B و مرتب کردن اتاق تو C. با این تقسیمبندی، مسیر روزت مشخص میشه و همه چیز قابل کنترله.
برنامه ریزی بر اساس انرژی روزانه
یه نکته خیلی مهم تو برنامه ریزی موفق روزانه اینه که کارهای سخت و مهمت رو وقتی انجام بدی که بیشترین انرژی و تمرکز رو داری. همه ما تو طول روز یه انرژی ثابت نداریم و کیفیت کارمون کاملاً به همون بستگی داره. اگه کار مهمی رو وقتی خستهای انجام بدی، هم نتیجه کم میاره هم حس بدی پیدا میکنی و ممکنه ادامه برنامه رو ول کنی.
پس بهتره اول بفهمی اوج انرژی تو کیه، صبحه، ظهره یا شبا. بعد کارهای اصلی و سختت رو اون موقع انجام بده و کارهای سبکتر یا کماهمیت رو به زمانهای کم انرژی بسپار. مثلا یه دانشجو صبحها درسهای مهم و پروژهها رو میخونه، بعدازظهر تمرینها یا تکالیف سبکتر انجام میده و شبها مهارتهای جانبی یا تفریح. یا یه خانم خانهدار با شغل دوم صبحها روی دوخت سفارشات مشتری کار میکنه، ظهر کارهای خانه رو انجام میده و عصر به بچهها و استراحت اختصاص میده.
دیدگاه خود را در میان بگذارید