خلاصه کتاب رایگان مهندسی آرزوها
با مطالعه این خلاصه کتاب و انجام تمرین‌ها یاد خواهید گرفت چگونه به صورت علمی هدفگذاری و برنامه ریزی کنید!
برنامه ریزی موفق روزانه، بله درست خواندید! در این مقاله قرار اَست برنامه ریزی به روش‌های علمی برنامه‌ریزی بپردازیم، این مقاله مناسب برای تمام سنین است: دانشجو، دانش‌آموز، مدیران، کارمندان و … . به شما قول می‌دهیم بعد از مطالعه این مقاله نظرتان در مورد برنامه‌ریزی به‌طور کامل عوض خواهد شد و تحولی عظیم در زندگی روزمره شما رخ خواهد داد.
تعریف کلی برنامه ریزی موفق روزانه
برنامه‌ریزی روزانه یعنی انجام دقیق و منظم کارها برای رسیدن به اهدافمان، اهداف روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه.
اهمیت برنامه ریزی روزانه
- مدیریت زمان
- منظم شدن
- انجام دادن تمام‌کارها
- افزایش قدرت اراده
- غلبه بر تنبلی
چگونه برنامه ریزی کنیم تا موفق شویم؟
افرادی که تابه‌حال موفق شده‌اند، مانند بقیه انسان‌ها هرروزشان 24 ساعت بوده است، ولی تعداد کارهای انجام‌شده آن‌ها بیشتر از ما است، دلیل آن‌هم واضح است: زیرا آن‌ها به مدیریت زمان و برنامه‌ریزی مسلط هستند و با این دو مهارت توانسته‌اند از زمانشان بهترین استفاده را ببرند.
چرا برنامه ریزی مهم است؟
- نداشتن برنامه ریزی روزانه، علت استرس بیش‌ازحد در افراد است. در اصل برنامه روزانه باعث ایجاد آرامش ذهن اَست و در ناخودآگاه شما این‌طور ثبت می‌شود که یک برنامه عملی برای رسیدن به اهدافتان تنظیم کرده‌اید.
- برنامه ریزی اصولی به ما کمک می‌کند تا در برابر موانع کاملاً اماده باشیم.
- برنامه داشتن به عنوان روشی برای اَرزیابی پیشرفت ما در حین کار تلقی می‌شود.
چرا برنامه ریزی نمی کنیم؟
برنامه ریزی یک مهارت است مانند مهارت های دیگر نیاز است که آن را آموزش ببینیم. اینکه برنامه ریزی در زندگی ما چه نقشی خواهد داشت، نحوه برنامه ریزی چگونه است، انواع برنامه ریزی و … هنگامی که این موارد را یاد بگیریم کم کم خودمان را موظف می دانیم برای رسیدن به اهدافمان از برنامه ریزی استفاده کنیم. و یکی از دلایلی که برنامه ریزی نمی کنیم بلد نبودن اصولی برنامه ریزی است.
اهمال کاری در برنامه ریزی
اغلب انسان ها اهمال کار هستند و یکی از دلایلی که قادر نیستند برنامه ریزی کنند اهمال کاری آن ها است. اهمال کاری یعنی تعویق انداختن کار ها. همچنین افرادی هستند که برنامه ریزی را به خوبی مسلط هستند و برنامه ریزی می کنند اما در اجرا کردن برنامه ها اهمال کاری می کنند.
کمال گرایی و وسواس برنامه ریزی
عده ای هستند که برای هدف هایی تعیین می کنند که عملاً رسیدن به ان ها غیر ممکن است یا زمان زیادی را می طلبد تا آن هدف تحقق یابد. خیلی ها هم هستند که برنامه ریزی می کنند اما بعد که به برنامه نگاه می کنند می گوید نه این برنامه برای من خوب نیست. من نیاز به یک برنامه عالی دارم! کمال گرایی و وسواس سومین دلیلی است که ما را از برنامه ریزی کردن دور می کند و اگر شما هم چنین تفکراتی دارید باید اگاه باشید تا درگیر این موضوعات نشوید.
با چک لیست روزانه، برنامه ریزی را آسان کنید
تهیه چک‌لیست روزانه، بهترین و مهم‌ترین راهی است که می‌توانیم برای داشتن یک برنامه‌ریزی مناسب داشته باشیم. در اینجا ما به‌صورت کامل برنامه روزانه رو لیست می‌کنیم و بعد نسبت به اولویت‌ها برنامه‌ریزی می‌کنیم؛ مثلاً:
- رفتن به باشگاه
- تماس با نازنین جون
- رفتن به بانک
- مطالعه کتاب
- خرید لباس عید
- روتین ظهر
- روتین صبح
- …
چگونه کارها را اولویت بندی کنیم؟
ابتدا با تمرکز بر روی برنامه‌ها و اهداف با دقت مانند نمونه‌ای که توضیح داده شد بنویسید. سعی کنید کاری از قلم نیفتد… چه‌کارهای بزرگ چه‌کارهای کوچک. مرحله بعد کارها رو به‌طوری تقسیم کنید که در طول روزبه تمام آن‌ها برسید و زمان‌های را برای استراحت و کارهای پیش‌بینی‌نشده در نظر بگیرید؛ یعنی زمان رو آن‌قدر پر نکنید که اگر یک کار پیش‌بینی‌نشده‌ای برایتان اتفاق افتاد برنامه به‌طورکلی به هم ریزد. بهتر است ساعتی تقسیم کنید مثلاً:
- رفتن به باشگاه 8 صبح الی 9
- دوش گرفتن 9 الی 9:15
- …
نحوه اولویت بندی کارها
- کارهای مهمی که امروز حتماً باید انجام شود، حتماً این کارها در ابتدای لیست باشد تا انجام دادنشان فراموش نشود!
- کارهای مهم و اثرگذاری که اگر امروز انجام شود بسیار عالی خواهد بود، یعنی اگر هم انجام نشود میتوانید فردا انجام دهید و ضرر بزرگی متوجه شما نخواهد شد. این قسمت باید بسیار موردتوجه قرار گیرد زیرا این کارها ضامن پیشرفت آینده شماست و اگر از آن‌ها غفلت کنید به‌زودی دچار پسرفت خواهید شد.
- کارهای که انجام دادن آن‌ها ضروری است اما میتوانید این کارها را به فرد دیگری محول کنید و ضرورتی ندارد که حتماً خودتان انجام دهید. این بخش از کارها حتماً باید موردتوجه قرار گیرد زیرا خیلی از افراد با مشغول کردن خودشان به انجام این کارها، از انجام دادن کارهای دیگر با اولویت بالا غافل می‌شوند.
- کارهای که انجام دادن آن‌ها سودی ندارد و حتی باعث ضرر می‌شود.
از کوچک به بزرگ
همهٔ کارها، از کارهای کوچک به بزرگ باید انجام شود، بر اساس اولویت‌هایی که هر کار برایتان دارد.
روش MIT یا Most important Tasks
در این روش بین یک الی سه کار را در اولویت اصلی قرار می‌دهیم و بقیه کارها را به‌عنوان جایزه روزانه به برنامه اضافه می‌کنیم و تنها درصورتی‌که زمان کافی داشتیم آن رو انجام می‌دهیم. در این روش یک روز کارآمد روزی است که همان یک الی سه کار هدف اصلی به پایان رسد.
برنامه‌ای که طراحی می کنید قابل تغییر باشه
یک برنامه ریزی موفق روزانه، برنامه ای است که اگر به هر دلیل نتوانستیم یکی از برنامه‌ها را انجام دهیم، تداخلی بین برنامه‌های آن روز پیش نیاید؛ به‌عبارت‌دیگر کاری کنیم که انجام ندادن یکی از کارها، مانعی برای انجام دادن سایرکارها نباشد. بالاخره ممکن است اتفاقی افتد که نتوانیم یک کار را انجام دهیم و اگر برنامه انعطاف‌پذیری نداشته باشیم، کل روزبه بطالت می‌گذرد.
بر اساس انرژی که دارید برنامه بریزید
سعی کنید برنامه ریزی روزانه را بر اساس میزان انرژی و انگیزه خود تنظیم کنید. مسلماً هنگام ظهر و زمانی که خسته هستید و استراحت می‌کنید، نمی‌توانید کار مهمی را انجام دهید. پس کارهای سخت را به عنوان اولین یا سومین کار قرار دهید. انجام دادن کارهای مهم در زمان خستگی نه تنها کمکتان نمی‌کند بلکه شما را از داشتن برنامه متنفر می‌کند.
برنامه روزانه به صورت واضح مشخص بشه
بعضی از افراد برنامه خودشان را به طور کلی می‌نویسند و جزئیات رو در نظر نمی‌گیرند. این خیلی اشتباه است. مثلاً قصد داریم مطالعه کنیم بنویسم: چند فصل؟ چندصفحه؟ چه کتابی؟ با چه کیفیتی؟
استراحت کنید
هیچ‌وقت سعی نکنید که در طول روز مشغول انجام کاری باشید. بدن شما به استراحت هم نیاز دارد و نمی‌تواند فقط کار کند. باید به میزان کافی، زمان برای استراحت در نظر بگیرید. که بهترینش می شه گفت بعد از انجام یک کار چند دقیقه استراحت کنیم. البته در زمان استراحت فقط باید استراحت کنید! نه اینکه بگید: خب تمام شد برم اینستاگرام ببینم چخبره؟ چنین چیزی را فراموش کنید! فقط استراحت!
وقتی از برنامه عقب می اٌفتیم دیگه ادامه نمیدیم!
یکی از دلایلی که در بین افراد مختلف دیده می‌شود، این است که: هنگامی که ما به یکی از برنامه‌های روزانه خود نرسیم، دیگر بیخیال ادامه برنامه می‌شویم و آن را رها می‌کنیم. این کار درست مانند این می‌ماند که شما بگویید وقتی جواب یک سؤال را در برگه امتحانی نمی‌دانم، به بقیه سؤالات هم جواب نخواهم داد. دقیقاً همین قدر غیرمنطقی! پس انجام ندادن یک کار در برنامه ریزی روزانه، نباید باعث شود که ما دلسرد شویم و به ادامه برنامه‌ها رسیدگی نکنیم. برنامه روزانه افراد منظم بدین شکل انجام می‌گیرد و کمال‌گرایی در برنامه‌ریزی خود و انجام آن ندارند.
کارهای که در برنامه ما هست رو دوست نداریم
معمولاً برای شروع برنامه‌ریزی افرادی که عادت به این کار ندارند در همان ابتدا کارهای را برنامه‌ریزی می‌کنند که اصلاً به آن علاقه‌ای ندارند! مثلاً 2 ساعت مطالعه! 3 ساعت تحقیق علمی! صبح زود بیدار شدن و … مسلماً وقتی این‌قدر به خودمان سخت بگیریم و چنین برنامه سختی را برای شروع انتخاب کنیم، پیمودن مسیر برایمان سخت می‌شود، پس برنامه‌ای طراحی کنیم که هم از انجام دادنش لذت ببریم و هم برای ما مفید باشد.
حجم زیاد کار در برنامه ریزی روزانه
گاهی اوقات ما یا برنامه خوب در زندگی نداریم، یا به نحوی برنامه‌ریزی می‌کنیم که انجام دادنش کار یک روز و حتی دو روز هم نیست! یعنی تقریباً تمام‌کارهای یک هفته قبل و بعد را در برنامهٔ یک روز قرار می‌دهیم و میگوییم: خب برو بریم! طبیعی است که با این روش، به برنامه‌های که مدنظرمان هست نمی‌رسیم و کلاً از برنامه‌ریزی هم ناامید می‌شویم.
با این اشتباه برنامه ریزی موفقی نداری!
یکی دیگر از اشتباهاتی که ما خیلی مرتکب می‌شویم، مکتوب نکردن برنامه روزانه است. تحقیقات نشان داده است: هنگامی‌که کارها را مکتوب می‌کنیم شانس به پایان رساندشان تا چند برابر بیشتر از قبل خواهد بود. عده‌ای هم پافشاری می‌کنند که: من در ذهنم برنامه‌ریزی می‌کنم و نیازی به مکتوب کردن ندارم، درصورتی‌که این دیدگاه اشتباه است! وقتی برنامه رو می‌نویسیم به آن متعهد می‌شویم و این پیغام برای سیستم‌های عصبی مغز ارسال می‌شود که تو باید چنین کاری را انجام دهی.
بهینه کردن برنامه زمانی
ممکن است شنیده باشید که افرادی می‌گویند: من نمی‌توانم صبح‌ها کارکنم! ترجیح می‌دهم شب که همه خواب هستند و سکوت مطلق است کارکنم. یا فردی دیگر بگوید برعکس، من فقط صبح‌ها می‌توانم کارکنم. نکته اینجا است که انرژی در افراد مختلف متفاوت هست. ممکن است یک نفر بالاترین سطح انرژی او صبح باشد، یک نفر شب، خودتان را بررسی کنید که شما جزء کدام دسته هستید؟ و نسبت به بررسی که انجام داده‌اید برنامه‌ریزی کنید کارهای که نیاز به انرژی بالا دارد را صبح انجام دهید یا شب. برنامه ریزی روزانه دخترانه خود را میتوانید با استفاده از بهنیه برنامه زمانی، به طور دقیق و منظم جلو ببرید و در به مرور زمان تاثیر آن را در زندگی خود حس کنید.
مدیریت زمان با تکنیک پومودورو
تحقیقات نشان داده است که انسان بیش از 25 دقیقه نمی‌تواند متمرکز باقی بماند. پومورودو یعنی چه؟ یعنی شما کار یا مطالعه خود را به بازه‌های 25 تقسیم کنید و بین این 25 دقیقه 5 دقیقه استراحت کنید. به‌محض اینکه 4 تا 25 دقیقه کارکردید، 30 دقیقه استراحت کنید؛ و مجدداً این چرخه تکرار خواهد شد. پومودور یکی از تکنیک های برنامه ریزی درسی است.
برآورد زمانی داشته باشید
یک تکنیک کاربردی برای برنامه ریزی موفق روزانه برآورد زمانی است که به شما کمک می‌کند از زمان خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنید و به‌قول‌معروف زمان از دستتان در نرود، قطعاً بخش زیادی از روز را به رفت‌وآمدها اختصاص می‌دهیم یا کارهای دیگر، دقت کنید که این رفت‌وآمدها چقدر از شما زمان می‌گیرد و آن را یادداشت کنید که هنگام برنامه‌ریزی از آن استفاده کنید و زمانی را به آن کارها اختصاص دهید.
قانون 20/80 یا اصل پارتو، بهترین برنامه ریزی روزانه
یکی از تکنیک‌های برنامه ریزی اصل پارتو است که طرفداران زیادی نیز دارد، طبق قانون پارتو 80 درصد از نتایج مطلوب ما تنها با انجام 20 درصد از امور و کارهای ما رخ می‌دهند. پس ما باید به دنبال یافتن 20 درصد کارهای برتر و با اولویت بیشتر باشیم. قبل از برنامه‌ریزی می‌بایست کارهای روزانه را جستجو کرده و مواردی را در اولویت بگذاریم که جزء 20 درصد مهم برای ما خواهند بود.
معرفی اپلیکیشن های برنامه ریزی و مدیریت زمان
اپلیکیشن مدیریت زمان Microsoft To Do
حال که با برنامه ریزی آشنا شدیم زمان آن رسیده که برنامه ها را بنویسیم و آن ها را یکی یکی اجرا کنیم. اپلیکیشن مایکروسافت، یک اپلیکیشن برای برنامه ریزی و یادآوری کارهای روزانه است. و یکی از بهترین ها و ساده ترین ها در برنامه ریزی روزانه می باشد. با محیط ساده و کاربر پسندی که دارد تمام افراد می توانند از این برنامه استفاده کنند. شما حتی می توانید با استفاده از قابلیت فولدر بندی این اپلیکیشن ماه های سال را به شکل فولدر بسازید و روزهای ماه را در آن فولدر اضافه کنید. به این ترتیب یک بایگانی کامل از برنامه های ماهانه خود دارید. همچنین یکی دیگر از قابلیت های آن این است که شما اگر در جایی مشغول کار هستید که می بایست لیست برنامه خود را با چند نفر به اشتراک بگذارید به راحتی میتوانید برنامه را تکمیل کنید و لینک آن را با همکاران خود به اشتراک بگذارید و آن ها هم به لیست برنامه روزانه شما اضافه شوند. این قابلیت برای مدیرعامل هایی که دستیار دارند کارایی زیادی دارد. همچنین برای اینکه کارهایتان ساده تر شود می توانید آن ها را به چند بخش تقسیم کنید. به عنوان مثال اگر شما صبح ها زود از خواب بیدار می شوید و روتین خاصی دارید به راحتی می توانید روتین های خود را زیر دسته برنامه صبحگاهی اضافه کنید و با انجام هر کدام تیک آن را بزنید.
قابلیت پرینت لیست یکی از قابلیت های جذاب این برنامه است که می توانید برنامه های روزانه یا هفتگی خود را پرینت کنید و یا در نرم افزار ورد یک نسخه از آن ها داشته باشید. همچنین اگر بخواهید لیست را برای دیگران بفرستید امکان پی دی اف کردن برنامه ها نیز وجود دارد. همچنین اگر همیشه در طول کارهایتان بین گوشی و لپ تاپ جا به جا می شوید این نرم افزار را می توانید هم بر روی گوشی و هم لپ تاپ نصب کنید که برای چک کردن دغدغه ای نداشته باشید. این برنامه بیشتر برای افرادی کاربردی است که از محیط های ساده و مینیمال لذت می برند و نیازی به تنظیمات خاص و حرفه ای برای برنامه ریزی ندارند. با توجه به ساده بودن برنامه یک گزینه عالی برای برنامه ریزی روزانه و هفتگی می باشد.
بهترین روش برنامه ریزی موفق روزانه با Microsoft To Do
اگر انتخاب کردید که با برنامه مایکروسافت برنامه ریزی خود را انجام دهید. می توانید به شیوه های مختلف در این برنامه، برنامه ریزی کنید. هر شخصی مسلماً شیوه خاص خودش را دارد. اما در اینجا یکی از رایج ترین شیوه های برنامه ریزی با این برنامه را توضیح می دهیم. این برنامه قابلیت ساخت پوشه را دارد. شما می توانید بیایید هر ماه را به شکل یک پوشه بنویسید و بعد در هر پوشه روزهای ماه را وارد کنید برای برنامه ریزی. البته نیاز نیست به صورت یک جا این کار را انجام دهید. شما می توانید ابتدای ماه جدید پوشه را بسازید و روزانه لیست هایی که مختص آن روز است را وارد کنید. این کار برنامه ریزی شما را منظم می کند و یک بایگانی از کارهایی که در طول روز انجام داده اید دارید.
بیشتر مدیران از این تکنیک استفاده می کنند زیرا گاهی اوقات نیاز دارند که بدانند در بعضی از روزهای ماه بر روی چه پروژه های تمرکز کردند و یا چه جلساتی را پشت سر گذاشته اند. خیلی از آن ها نکات مهم جلسات و چکیده جلسات را به شکل یادداشت داخل برنامه می نویسند.
نرم‌افزارهای مشابه به مایکروسافت To Do
نرم افزار های دیگری نیز وجود دارند که برای برنامه ریزی، یادداشت برداری مناسب هستند و هر کدام مزایا و معیابی دارند. برای اینکه در انتخاب کردن سردرگم نشوید پیشنهاد می کنیم ابتدا انتظارات خود و تنظیماتی که برای برنامه ریزی روزانه نیاز دارید بنویسید و بعد نسبت به آن تصمیم بگیرید که از کدام نرم افزار استفاده کنید.
- Google Calendar
- AnyDo
- Todoist
- Microsoft OneNote
دیدگاه خود را در میان بگذارید